22.2  Abgleich mit Outlook

Viele Anwender benutzen heute Outlook als E-Mail Verwaltungsprogramm. Outlook verfügt dafür über einen Ordner "Kontakte", in dem Adressinformationen gesammelt und verwaltet werden.

Einige Hersteller von Mobiltelefonen und PDAs, Handheldcomputern, PALMs nutzen diese Adressinformation aus Outlook, und bieten Abgleichmöglichkeiten zu ihren internen Adressinformationen und Outlook an. Outlook hat damit zur Verwaltung von Adressen, Telefonnummern und E-Mails eine zentrale Bedeutung erlangt. BT-Professional Betreuungssoftware unterstützt folglich auch den Abgleich mit Outlook.

Vorausgesetzt wird dabei, dass Sie Microsoft Outlook mindestens in der Version 2000 vorliegen haben. Ältere Versionen können leider nicht unterstützt werden.

Adressabgleich

Der Abgleich kann stattfinden über die hinterlegten Klienten, Institutionen und den Ansprechpartnern. Im folgenden wird der Abgleich über Personen beispielhaft erklärt:

Über das Abgleich-Fenster können Sie die Personengruppen wählen, für die Adressinformationen nach Outlook exportiert werden können.

Haben Sie in Outlook verschiedene Kontaktordner angelegt, können Sie einen dieser Ordner als Zielordner aus der Liste wählen.

Die Schaltfläche "Übertragung starten" startet den Übertrag zu Outlook. Dabei gilt:

         Ist eine Person in Outlook noch nicht hinterlegt, wird sie dort neu angelegt.

         Wurde eine Person bereits früher über BT-Professional Betreuungssoftware in Outlook erzeugt, werden die aktuellen Adressinformationen dieser Person neu zugeordnet. Dies gilt auch dann, wenn Sie zwischenzeitlich den Namen der Person in Outlook oder in BT-Professional Betreuungssoftware geändert haben (Eine einmal erstellte Zuordnung zwischen Outlook und BT-Professional Betreuungssoftware bleibt bestehen, bis die Person in Outlook gelöscht wird).

         Es wird immer davon ausgegangen, dass BT-Professional Betreuungssoftware die "wahre" Information enthält, nie eine andere Software. Deshalb ist auch ein Rückweg von Outlook zu BT-Professional Betreuungssoftware nicht implementiert.

Über ein Status-Fenster werden Sie über den Fortschritt des Abgleichs informiert, der Abgleich kann je nach Datenmenge einige Minuten in Anspruch nehmen.

In Outlook finden Sie dann im Ordner "Kontakte" die übertragenen Daten. Die Einträge können wie gewohnt geöffnet und bearbeitet werden. Beim Übertrag der Daten wird auch der Geburtstag als Serientermin angelegt, sofern das Kontrollkästchen "Geburtstag als Serientermin eintragen" aktiviert wurde.

Termine 

Wählen Sie zunächst, ob nur Ihre Termine übernommen werden sollen, oder die aller BT-Professional Nutzer.

Die Schaltfläche "Übertragung starten" startet den Übertrag zu Outlook aller Termine die in der Zukunft beginnen - Termine, die vergangen sind, werden nicht übertragen. Ansonsten gilt das gleiche wie für die Personen analog.

Fristen und Wiedervorlagen

Wählen Sie zunächst, ob ob Sie die Aufgaben aus den Betreuungsplänen, die Fristen und Wiedervorlagen oder beides übernehmen möchten.

Die Schaltfläche "Übertragung starten" startet den Übertrag zu Outlook. Dabei gilt das gleiche wie für die Personen analog.