14.3  Dateiablage

Abgelegt werden die Dokumente in einer Struktur, die BT-Professional selbst anlegt und ggfs. erweitert. Dabei erhalten die Dateien sinnvolle Namen, die sich an der von Ihnen gegebenen Beschreibung orientieren. Die Struktur ist bewusst möglichst einfach gehalten - der Zugriff auf die Dokumente erfolgt ausschließlich über die Funktionen, die BT-Professional Ihnen dazu bereit stellt.

Das Basisverzeichnis, in dem alle Klientenordner liegen wird über die Arbeitsplatzeinstellunegn (Menü Einstellungen -> Arbeitsplatz Reiter Verwaltung von Dokumenten) eingestellt. Für Frau Bertram sieht das dann wie folgt aus:

Alle Verzeichnisse werden noch in Jahrgänge unterteilt. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass Windows nur eine begrenze Anzahl Dateien in einem Ordner ablegen kann.

All dies geschieht automatisch im Hintergrund, Sie brauchen sich darum nicht zu kümmern. Und insbesondere eines dürfen Sie niemals tun:

WICHTIG: Die Verbindung zwischen dem Postbuch und dem Dokument geschieht über die Verzeichnisstruktur und den Dateinamen. BENENNEN SIE NIEMALS EINE DATEI UM ODER VERSCHIEBEN SIE IN EIN ANDERES VERZEICHNIS. Es würde sonst dazu führen, dass die Datei von BT-Professional nicht mehr gefunden werden kann. Im Endeffekt ist es damit auch für Sie kaum mehr auffindbar. Es geht schlicht verloren.

 

Nächster Artikel: