13.2.2        Briefe aus Standard Briefvorlagen und Textbausteinen zusammensetzen

Zur Vereinfachung von Standard-Schreiben stehen Ihnen eine Reihe von Briefvorlagen und Textbausteinen zur Verfügung. Briefvorlagen sind komplett vorformulierte Briefe, die mit Platzhaltern versehen werden können, um z.B. den Namen, die Anschrift usw. des Klienten, für den der Brief geschrieben wird, in den Text automatisch einzufügen. Sie können über die standardmäßig vorhandenen Briefvorlagen hinweg eigene Vorlagen erstellen. Siehe dazu mehr in den folgenden Kapiteln.

Um eine Standardvorlage anzuwenden öffnen Sie im Menü "Brief"  den Eintrag "Standardbrief" und klicken auf die anzuwendende Vorlage. 

Standardbriefe können auch über die "Suchen"-Schaltfläche ausgewählt werden. Sie erhalten dann ein Auswahlfernster mit einer Vorschau des Briefes mit den aktuellen Daten der KlientIn bereits vorausgefüllt.

Standardbriefe können Makros enthalten (z.B. Name des Klienten, Vorname und viele weitere Informationen rund um dden Fall.), die beim Einfügen entsprechend ersetzt werden. In unserem Beispiel entsteht so ein Brief des Inhalts: "hiermit teile ich Ihnen mit, dass ich als gerichtliche Betreuerin für Frau Petra Bertram bestellt worden bin. Eine Kopie meines Betreuerausweises habe ich zur Legitimation beigefügt."

Die Schaltfläche  neben der Standardbriefauswahl erlaubt die Erstellung neuer Standardvorlagen bzw. Änderung bestehender direkt aus dem Briefe-Formular heraus. Neue Vorlagen stehen dann auch direkt zur Verfügung. Siehe dazu auch den Menüpunkt "Standardvorlage erstellen" über den Sie den aktuellen Brief zu einer Standardvorlage machen können. Siehe dazu auch: Standardbriefe erstellen.

Sie können einen begonnenen Brief aber auch um Standardformulierungen ergänzen, wie z.B. "Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung" und ähnliches. Dazu können Sie Textbausteine einfügen, in dem Sie einen Textbaustein aus dem Briefe-Menü auswählen:

Der Text wird an der Position der Schreibmarke eingefügt. Haben Sie durch darüberfahren mit der Maus einen Text selektiert, wird dieser durch den Textbaustein ersetzt. Auch Textbausteine können Sie selbst definieren, näheres dazu findet sich unter Textbausteine.

Analog der Standardvorlagen können Textbausteine über die Schaltfläche  geändert, ergänzt bzw. erstellt werden.

Die Schaltfläche  neben dem Feld "Mein Zeichen" erzeugt ein eindeutiges Zeichen aus dem internen Aktenzeichen im Fenster "KlientInnen", Seite "Allgemein" und einer laufenden Nummer.