9. Dokumentation der Tätigkeiten für eine Betreuung
Im Hinblick auf die zu stellenden Vergütungsanträge, soweit sie denn nach Aufwand abgerechnet werden, aber auch zur eigenen Dokumentation - und in gewissem Sinne auch zu Ihrer Absicherung - sollte jede Tätigkeit, die im Rahmen einer Betreuung vorgenommen wird, genau dokumentiert werden. Dazu dient das folgende Fenster (abhängig von der jeweiligen Art der Vertretung, hier hauptberuflich geführte Betreuungen):
bzw. für Vertretungsarten, die nach Aufwand abgerechnet werden:
Die gelb hinterlegten Felder werden automatisch mit den Werten voreingestellt, die für den Betreuer des Klienten hinterlegt wurden und zum Zeitpunkt des Ausfüllens gültig sind. Sie können auch beim Klienten einen abweichenden, individuellen Stundensatz hinterlegen, der dann nur für diesen Klienten gilt. Die gelb hinterlegten Felder können aber auch für jeden Datensatz manuell geändert werden.
Jede Tätigkeit wird einer Kategorie zugeordnet, z.B. 
. Die Texte können zur Vereinfachung der Erfassung aus der Liste entnommen werden. Es kann aber auch ein freier Text eingetragen werden. Zur weiteren Vereinfachung wurden Schaltflächen zugefügt, die die folgende Bedeutung haben:
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| Öffnet den Kalender für die Eingabe des Tätigkeitsdatums. |
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| Erfasst bei der ersten Betätigung die Startuhrzeit. Bei der zweiten Betätigung wird die End-Uhrzeit eingetragen und die Dauer der Tätigkeit in Minuten errechnet. Eine nachträgliche Korrektur per Hand ist möglich und führt zu einer automatischen Anpassung der Dauer (Umgekehrt kann auch die Dauer geändert werden, was zu einer Anpassung der End-Uhrzeit führt). Mit anderen Worten: Das System sorgt immer dafür, dass diese drei Angaben Start, Ende und Dauer, zueinander konsistent sind. |
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| Trägt als Porto den Wert "Porto klein" aus den Abrechnungssätzen des Benutzerfensters ein. |
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| Analog "Porto Mittel". |
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| Analog "Porto Groß". |
Die Markierung "Fertiggestellt" ist dann hilfreich, wenn Sie z.B. Tätigkeiten von einer Hilfskraft erledigen lassen und diese aber persönlich abschließen möchten.
Über den Menüpunkt Statistiken -> Tagesstatistik können Sie ein Dokumentationsfenster klientenunabhängig öffnen und Tätigkeiten des aktuellen Tages einsehen.
Bei der Erstellung des Jahresberichtes ist es hilfreich, sich an besondere Ereignisse erinnern zu lassen. Tätigkeiten mit der entsprechenden Markierung können beim Abfassen des Jahresberichts aufgelistet und automatisch in den Bericht übernommen werden.
