12.4.2 Eine Rechnungslegung erstellen
Die erste Rechnungslegung beginnt mit dem Datum des Vermögensverzeichnisses und endet in der Regel ein Jahr später. Der Anfangsstand der ersten Rechnungslegung muss dem Stand des Vermögensverzeichnisses entsprechen.
Wir gehen davon aus, dass Sie die Rechnungslegung bereits vorbereitet haben: Die Kontoauszüge sind im Postbuch beim Konto hinterlegt (wichtig dabei: der Gültigkeitszeitraum ist erfasst) und die Belege sind den Buchungen zugeordnet. Sehen Sie dazu im Kapitel Postbuch nach.
Im Fenster "Rechnungslegung" gehen Sie bitte auf "Erstellen" und wählen die gewünschten Optionen:
| Einnahmen/Ausgaben ohne Salden | Gibt eine Liste aller Kontobewegungen aus mit je einer Spalte für Einnahmen und einer für Ausgaben. Am Seitenfuß befinden sich die Summen der Spalten und der Übertrag des Saldos für die nächste Seite. |
| Einnahmen/Ausgaben mit Salden | Gibt eine Liste aller Kontobewegungen aus mit einer Spalte für Einnahmen und für Ausgaben und einer Spalte mit dem aktuellen Saldo. Am Seitenfuß befinden sich die Summen der Spalten und der Übertrag des Saldos für die nächste Seite. |
| Einnahmen und Ausgaben nach Kostenarten | Gibt eine Liste aller Kontobewegungen gruppiert nach den jeweiligen Klassen aus. Buchungen, die keiner Klasse zugeordnet sind, werden unter "Sonstiges" am Ende des Berichtes zusammengefasst. Diese Berichtsform wird in Österreich und Liechtenstein verwendet. |
BT-Professional kann die Kontoauszüge und Belege der Rechnungslegung hinzufügen und dabei auch die Belegnummern automatisch vergeben. Eine Belegnummer hat immer das Format "Kontokennzeichen-Nummer". Jedem Konto wird ein (oder mehrere) Buchstaben zugeordnet und die Belege je Konto werden durchnummeriert. Eine Belegnummer lautet z.B. "A-5".
Alle Kontoauszüge und Belege eines Kontos werden in einer PDF Datei "Belege_X.pdf" zusammengefasst, X ist das Kontokennzeichen. Die Belegnummern werden oben rechts in den Beleg mit halbtransparentem Hintergrund eingefügt. Nach den Belegnummern kann in der PDF Datei gesucht werden:
Es kann auch sein, dass Sie zwei Rechnungen der Bornheim Apotheke zusammengefasst haben in einer Überweisung. In diesem Fall hat diese Buchung zwei Belege. BT-Professional kennzeichnet dies dadurch, dass der Belegnummer eine Unternummer zugefügt wird. Die Belegnummer lautet hier z.B. "A-4" und die Belege erhalten die Kennzeichnung "A-4.1" und "A-4.2":
Die fertige Rechnungslegung erhalten Sie dann im "Dokumente versenden" Fenster:
Fehlende Dokumente
Bitte kümmern Sie sich nicht um die Ablage der Dokumente im Dateisystem. Wenn Sie ein Dokument suchen, verwenden Sie die Möglichkeiten die Korrespondenz bei den Beziehungen, Konten, Buchungen etc. direkt einzusehen oder verwenden Sie das Postbuch mit seinen umfangreichen Suchfunktionen.
Im Falle der Rechnungslegung erhalten Sie einen Hinweis darauf und können das Problem korrigieren, in dem Sie die nicht mehr auffindbare Datei suchen und angeben:
Sie können jetzt nach der Datei suchen oder alternativ die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg löschen. Sind alle fehlenden Belege bearbeitet, wird die Erstellung der Rechnungslegung fortgesetzt. Sie können aber auch die Probleme ignorieren, falls keine Zeit ist, sich darum zu kümmern. In diesem Fall bleibt die Belegnummer in der Liste der Einnahmen und Ausgaben bestehen und der Beleg fehlt einfach.