14.          Dokumentenmanagement

BT-Professional kann Ihre eingehende und ausgehende Post verwalten. Zentrale Bestandteile  dafür sind das Postbuch sowie die Dokumentenablage. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, Ihre Aktenführung nahezu ausschließlich elektronisch zu durchzuführen und auch Ihre ausgehende Post elektronisch zu versenden.

Dazu ist es notwendig, Ihre eintreffende Papierpost zunächst einmal einzuscannen. Ideal ist dazu ein Scanner, der über einen Papiereinzug verfügt, Vorder- und ggfs. Rückseite gleichzeitig einscannen kann und die Dokumente selbsttätig in einem bestimmten, im Netzwerk verfügbaren Verzeichnis als PDF-Dateien abzulegen. Sofern Ihr Scanner durchsuchbare PDF Dateien erzeugen kann wird BT-Professional in einer der folgenden Ausbaustufen auch die Inhalte der Dokumente analysieren können.

Über das Postbuch können Sie diese neuen Dokumente dann bestimmten Vorgängen zuordnen. Wenn Sie einen Brief der Krankenkasse erhalten, weisen Sie diesen in den Beziehungen der KlientIn der Krankenkasse zu und können so später die gesamte Korrespondenz mit dieser nachvollziehen. Gleiches gilt für das Gericht, das die Bestellung ausgesprochen hat sowie die Dokumente, die für die Erstellung der Rechnungslegung benötigt werden.