22.3.1        BetreuerInnen

BT-Professional Betreuungssoftware kann für einen oder mehrere Benutzer konfiguriert sein. Dies hängt von der Anzahl der Ihnen zur Verfügung stehenden Lizenzen ab.

Um eine MitarbeiterIn gleichzeitig zu beschäftigen, benötigen Sie keine weiteren Lizenzen. Bei der Auslieferung ist bereits eine MitarbeiterIn konfiguriert. Sie können diesen Datensatz anpassen oder weitere MitarbeiterInnen anlegen.

 

 

Um die Einstellungen anderer Nutzer zu ändern, auch deren Rechte und Passwörter,  klicken Sie bitte auf "Administration" und geben das Adminstrator-Passwort an.

Reiter AnwenderIn

 

 

Der Anmeldename wird zur Anmeldung beim Start benutzt, um sich als dieser Benutzer am System anzumelden.

Jeder Benutzer kann sein Passwort ändern. Dazu ist die Eingabe des aktuellen Passworts notwendig, eines neuen Passwortes und eine Wiederholung des neuen Passwortes um Tippfehler erkennen zu können.

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie als Administrator das Passwort ohne Kenntnis des alten Passworts für sich und andere ändern.

 

Anmeldename und Passwort gelten auch für BT-Professional MOBILE

 

 

Rechte definieren

Jedem Benutzer können Rechte auf Funktionen zugewiesen werden. Werden einer Nutzerin Rechte verweigert, führt dies dazu, dass die entsprechenden Menüeintrage und ggfs. bestimmte Schaltflächen deaktiviert werden, wenn sich die Nutzerin anmeldet.

Rechte können nur über die Administrations-Funktion geändert werden. Im Administrationsmenü klicken Sie bitte In der Gruppe Verwaltung auf "AnwenderInnen".

 

Reiter Abrechnungssätze Aufwand

Auf der Seite "Abrechnungssätze Aufwand" werden die Standard Stundensätze für Aufwandsvergütungen hinterlegt, die im Fenster "Tätigkeiten" als Vorschlagswerte erscheinen und in die Einzelnachweise der Vergütungsanträge einfließen. Gleichzeitig werden auch Aufwendungen für Kopien, Porto etc. erfasst.

Die Werte werden bei der Ersteinrichtung des Systems automatisch eingetragen.

 

Sofern für einzelne Klienten vom Standard abweichende Abrechnungssätze gelten, können Sie diese unter Vergütungen -> Einstellungen für diesen Klienten überschreiben.

 

 

Die Felder haben folgende Bedeutung:

 

Gültig ab

Datum, ab dem die Abrechnungssätze gelten sollen. Die Abrechnungssätze werden beim Eintrag einer Dokumentaion herangezogen, beziehen sich also nicht auf das Datum der Dokumentation, sondern das des Eintrages.

Stundensatz
 

Vergütungssatz für eine Stunde.1

Tel.-Einheit
 

Abrechnungssatz für eine Telefoneinheit.1

Km-Satz
 

Abrechnungssatz  für einen gefahrenen Kilometer.1

Kopien
 

Abrechnungssatz für eine Kopie.1

Porto groß, mittel und
Porto klein

Meist verwendete Briefportos.1

MwSt. PauschalVergütung
MwSt. Vergütung und
MwSt. Aufwendung

MWSt. Satz für die Vergütungen pauschal/nach Aufwand, bzw. Aufwendungen. Das Feld muss auch dann angegeben werden, wenn Sie gegen die MWSt. Pflicht optiert haben. Der Wert 0% ist zulässig.

1 nicht relevant für pauschale Abrechnungen, geben Sie im Zweifelsfall den Wert 0,00€ an.

Reiter Vergütungsstufe Pauschal

In dieser Tabelle wird Ihre Standard-Vergütungsstufe hinterlegt.

Die Werte werden bei der Ersteinrichtung des Systems automatisch eingetragen.

 

Sofern für einzelne Klienten vom Standard abweichende Vergütungsstufen gelten, können Sie diese unter Vergütungen -> Einstellungen für diesen Klienten überschreiben.

 

Der Eintrag zum 27.07.2019 ist zwingend erforderlich, da dies die Vergütungsstufe zu Beginn des neuen VBVGs definiert. Sie dürfen diesen Eintrag nicht löschen.

 

Optionen für die pauschale Abrechnung

Die Schaltfläche "Optionen für die pauschale Abrechnung" öffnet ein Fenster, in dem Einstellungen für die Berechnung der pauschalen Vergütungen vorgenommen werden können. Es hat sich gezeigt, dass die Gerichte unterschiedliche Interpretationen der Abrechnungsmodalitäten zugrunde legen. Die Einstellungen, die am meisten verwandt werden, sind als "empfohlen" jeweils gekennzeichnet und werden standardmäßig verwendet.

 

Optionen für Berechnungen nach altem und neuem VBVG:

Nach Ablauf der Staffelvergütung

In den ersten Monaten stehen mehr Stunden zur Verfügung, in den weiteren weniger usw. bis Erreichen eines Standardsatzes, der sich dann nicht mehr ändert. Ab diesem Zeitraum ist eine tageweise Abrechnung gemessen an der Erstbestellung u.U. nicht mehr gewünscht. Weiter tagesgenau rechnen ab der Erstbestellung oder  immer mit einem vollen Monat beginnen. Das Datum der Erstbestellung spielt dann keine Rolle mehr, die Abrechnung ist einfacher. Sie läuft zum Beispiel vom 01.07.2009 bis 31.10.2009 und liefert einfach drei volle Monate auch dann, wenn die Erstbestellung am 15.07.2007 gelegen hat.

Betreuungsmonate

Einzeln ausweisen oder zusammenfassen. Werden alle Abrechnungsmonate nach der gleichen Fall-Nummer berechnet, werden die Monate zusammengefasst zu einer Zeile.

 

Optionen nur gültig für Berechnungen nach altem VBVG:

 Tagessätze berechnen nach

Ändern sich während eines Abrechnungszeitraumes die vergütungsrelevanten Tatsachen, so ist bei Bedarf tagesgenau abzurechnen. Die einzelnen Einstellungen bestimmen, ob der aufzuteilende Betreuungsmonat mit der tatsächlichen Anzahl Tage anzusetzen ist, also 28 Tage im Februar bis 31 Tage im März oder immer mit 30 Tagen gerechnet werden soll oder

 

Je nach Einstellung können unterschiedliche Vergütungswerte die Folge sein, die durch entstehende Rundungen erzeugt werden.

Sie können diese Einstellungen auch individuell für jede KlientIn im Fenster Vergütungen -> Einstellungen vornehmen. Dies empfiehlt sich dann, wenn Sie einzelne Klienten haben für die Sie vom Standard abweichende Abrechnungsoptionen verwenden möchten und die übrigen Klienten nach dem Standard. Beim Anlegen eines Klienten werden die Optionen automatisch so eingestellt, dass möglichst einfache Vergütungsanträge entstehen.

 

Reiter Korrespondenz

Auf der Seite "Korrespondenz" können Sie persönliche Einstellungen bezüglich der Erstellung von Briefen, und E-Mails vornehmen:

 

Einstellungen für die Erstellung von Briefen

BT-Professional Betreuungssoftware kann Ihre Briefe auf einem individuellen Briefbogen über Microsoft Word ausgeben oder direkt aus einer Druckvorschau heraus (in diesem Fall ist Microsoft Word nicht nötig). Dazu wählen Sie bitte die Option "Ich möchte meine Briefe über BT-Professional ausgeben". Über die Schaltfläche "Kopf- und Fußzeilen bearbeiten" können Sie den Inhalt der vorangestellten Kopfzeile und der Fußzeile bearbeiten:

Wenn Sie Ihre Briefe über Word ausgeben möchten, wählen Sie bitte die Option "Ich möchte meine Briefe über Microsoft Word drucken". Über die Schaltfläche "Word Vorlage bearbeiten" können Sie Ihre Dokumentvorlage für Word, die beim Drucken dann herangezogen wird, bearbeiten. Das Layout ist beliebig. BT-Professional sucht beim Übertragen des Briefinhaltes nach Word nach bestimmten Schlüsselworten und ersetzt sie während dieses Vorgangs. Diese Schlüsselworte müssen vorhanden sein, damit die Übernahme des Briefinhaltes in das Word-Dokument richtig erfolgt. Die Schlüsselworte haben folgende Bedeutung:

 

$anschrift$

Wird ersetzt durch die fünf Anschriftenfelder des Briefes

$ihrzeichen$

Wird ersetzt durch den Inhalt des Feldes "Ihr Zeichen"

$meinzeichen$

Wird ersetzt durch den Inhalt des Feldes "Mein Zeichen"

$datum$

Wird ersetzt durch das Datum des Briefes

$betreff$

Wird ersetzt durch den Inhalt der Betreffzeile

$anrede$

Wird ersetzt durch den Inhalt der Anredezeile

$inhalt$

Wird ersetzt durch den Briefinhalt

$grussformel$

Wird ersetzt durch die Zeile Grußformel

$unterschrift$

Wird durch die Unterschriftszeile ersetzt.

 

Sie können die Schriftattribute (Schriftart, Schriftgröße, Schnitt und die Absatzattribute) für die Schlüsselworte ändern, wenn Sie möchten, dass BT-Professional die jeweiligen Inhalte in diesen Attributen ausgibt.

BT-Professional wird mit verschiedenen Mustern für die Briefgestaltung ausgeliefert, die Sie in der Liste auswählen und bearbeiten können. Selbstverständlich können Sie Ihre Vorlage auch völlig frei gestalten.

 

 

Auch wenn Sie Ihre Briefe über Word ausgeben, müssen Sie die Kopf- und Fußzeilen auf der linken Seite bearbeiten, da BT-Professional Betreuungssoftware diese Angaben für die Formanträge der Vergütungen nutzt.

 

Einstellungen für die automatische Dokumentation

Sie können definieren, welche Aktionen in BT-Professional einen automatischen Eintrag in die Tätigkeitsdokumentation erzeigen sollen:

Einstellungen für die Verwaltung von Dokumenten

 

BT-Professional verwaltet Verzeichnisse für jede KlientIn automatisch und speichert alle erzeugten Dokumente beim jeweiligen Klienten. Die jeweiligen Kontrollkästchen steuern dieses Verhalten.

Die Schaltfläche "Pfad zu Dokumenten einstellen" erlaubt es Ihnen, das Wurzelverzeichnis zu ändern, in dem BT-Professional alle Klientendokumente hinterlegt. Dies ist Standardmäßig C:BT-Dokumente.

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