BT-Professional Betreuungssoftware kann für einen oder mehrere Benutzer konfiguriert sein. Dies hängt von der Anzahl der Ihnen zur Verfügung stehenden Lizenzen ab.
Um die Einstellungen anderer Nutzer zu ändern, auch deren Rechte und Passwörter, klicken Sie bitte auf "Administration" und geben das Adminstrator-Passwort an.
Reiter AnwenderIn
Der Anmeldename wird zur Anmeldung beim Start benutzt, um sich als dieser Benutzer am System anzumelden.
Jeder Benutzer kann sein Passwort ändern. Dazu ist die Eingabe des aktuellen Passworts notwendig, eines neuen Passwortes und eine Wiederholung des neuen Passwortes um Tippfehler erkennen zu können.
Rechte definieren
Jedem Benutzer können Rechte auf Funktionen zugewiesen werden. Werden einer Nutzerin Rechte verweigert, führt dies dazu, dass die entsprechenden Menüeintrage und ggfs. bestimmte Schaltflächen deaktiviert werden, wenn sich die Nutzerin anmeldet.
Rechte können nur über die Administrations-Funktion geändert werden. Im Administrationsmenü klicken Sie bitte In der Gruppe Verwaltung auf "AnwenderInnen".
Reiter Abrechnungssätze Aufwand
Auf der Seite "Abrechnungssätze Aufwand" werden die Standard Stundensätze für Aufwandsvergütungen hinterlegt, die im Fenster "Tätigkeiten" als Vorschlagswerte erscheinen und in die Einzelnachweise der Vergütungsanträge einfließen. Gleichzeitig werden auch Aufwendungen für Kopien, Porto etc. erfasst.
Die Felder haben folgende Bedeutung:
Gültig ab | Datum, ab dem die Abrechnungssätze gelten sollen. Die Abrechnungssätze werden beim Eintrag einer Dokumentaion herangezogen, beziehen sich also nicht auf das Datum der Dokumentation, sondern das des Eintrages. |
Stundensatz | Vergütungssatz für eine Stunde.1 |
Tel.-Einheit | Abrechnungssatz für eine Telefoneinheit.1 |
Km-Satz | Abrechnungssatz für einen gefahrenen Kilometer.1 |
Kopien | Abrechnungssatz für eine Kopie.1 |
Porto groß, mittel und | Meist verwendete Briefportos.1 |
MwSt. PauschalVergütung | MWSt. Satz für die Vergütungen pauschal/nach Aufwand, bzw. Aufwendungen. Das Feld muss auch dann angegeben werden, wenn Sie gegen die MWSt. Pflicht optiert haben. Der Wert 0% ist zulässig. |
1 nicht relevant für pauschale Abrechnungen, geben Sie im Zweifelsfall den Wert 0,00€ an.
Reiter Vergütungsstufe Pauschal
In dieser Tabelle wird Ihre Standard-Vergütungsstufe hinterlegt.
Optionen für die pauschale Abrechnung
Die Schaltfläche "Optionen für die pauschale Abrechnung" öffnet ein Fenster, in dem Einstellungen für die Berechnung der pauschalen Vergütungen vorgenommen werden können. Es hat sich gezeigt, dass die Gerichte unterschiedliche Interpretationen der Abrechnungsmodalitäten zugrunde legen. Die Einstellungen, die am meisten verwandt werden, sind als "empfohlen" jeweils gekennzeichnet und werden standardmäßig verwendet.
Optionen für Berechnungen nach altem und neuem VBVG:
Nach Ablauf der Staffelvergütung | In den ersten Monaten stehen mehr Stunden zur Verfügung, in den weiteren weniger usw. bis Erreichen eines Standardsatzes, der sich dann nicht mehr ändert. Ab diesem Zeitraum ist eine tageweise Abrechnung gemessen an der Erstbestellung u.U. nicht mehr gewünscht. Weiter tagesgenau rechnen ab der Erstbestellung oder immer mit einem vollen Monat beginnen. Das Datum der Erstbestellung spielt dann keine Rolle mehr, die Abrechnung ist einfacher. Sie läuft zum Beispiel vom 01.07.2009 bis 31.10.2009 und liefert einfach drei volle Monate auch dann, wenn die Erstbestellung am 15.07.2007 gelegen hat. |
Betreuungsmonate | Einzeln ausweisen oder zusammenfassen. Werden alle Abrechnungsmonate nach der gleichen Fall-Nummer berechnet, werden die Monate zusammengefasst zu einer Zeile. |
Optionen nur gültig für Berechnungen nach altem VBVG:
Tagessätze berechnen nach | Ändern sich während eines Abrechnungszeitraumes die vergütungsrelevanten Tatsachen, so ist bei Bedarf tagesgenau abzurechnen. Die einzelnen Einstellungen bestimmen, ob der aufzuteilende Betreuungsmonat mit der tatsächlichen Anzahl Tage anzusetzen ist, also 28 Tage im Februar bis 31 Tage im März oder immer mit 30 Tagen gerechnet werden soll oder |
Je nach Einstellung können unterschiedliche Vergütungswerte die Folge sein, die durch entstehende Rundungen erzeugt werden.
Reiter Korrespondenz
Auf der Seite "Korrespondenz" können Sie persönliche Einstellungen bezüglich der Erstellung von Briefen, und E-Mails vornehmen:
Einstellungen für die Erstellung von Briefen
BT-Professional Betreuungssoftware kann Ihre Briefe auf einem individuellen Briefbogen über Microsoft Word ausgeben oder direkt aus einer Druckvorschau heraus (in diesem Fall ist Microsoft Word nicht nötig). Dazu wählen Sie bitte die Option "Ich möchte meine Briefe über BT-Professional ausgeben". Über die Schaltfläche "Kopf- und Fußzeilen bearbeiten" können Sie den Inhalt der vorangestellten Kopfzeile und der Fußzeile bearbeiten:
Wenn Sie Ihre Briefe über Word ausgeben möchten, wählen Sie bitte die Option "Ich möchte meine Briefe über Microsoft Word drucken". Über die Schaltfläche "Word Vorlage bearbeiten" können Sie Ihre Dokumentvorlage für Word, die beim Drucken dann herangezogen wird, bearbeiten. Das Layout ist beliebig. BT-Professional sucht beim Übertragen des Briefinhaltes nach Word nach bestimmten Schlüsselworten und ersetzt sie während dieses Vorgangs. Diese Schlüsselworte müssen vorhanden sein, damit die Übernahme des Briefinhaltes in das Word-Dokument richtig erfolgt. Die Schlüsselworte haben folgende Bedeutung:
$anschrift$ | Wird ersetzt durch die fünf Anschriftenfelder des Briefes |
$ihrzeichen$ | Wird ersetzt durch den Inhalt des Feldes "Ihr Zeichen" |
$meinzeichen$ | Wird ersetzt durch den Inhalt des Feldes "Mein Zeichen" |
$datum$ | Wird ersetzt durch das Datum des Briefes |
$betreff$ | Wird ersetzt durch den Inhalt der Betreffzeile |
$anrede$ | Wird ersetzt durch den Inhalt der Anredezeile |
$inhalt$ | Wird ersetzt durch den Briefinhalt |
$grussformel$ | Wird ersetzt durch die Zeile Grußformel |
$unterschrift$ | Wird durch die Unterschriftszeile ersetzt. |
Sie können die Schriftattribute (Schriftart, Schriftgröße, Schnitt und die Absatzattribute) für die Schlüsselworte ändern, wenn Sie möchten, dass BT-Professional die jeweiligen Inhalte in diesen Attributen ausgibt.
Einstellungen für die automatische Dokumentation
Sie können definieren, welche Aktionen in BT-Professional einen automatischen Eintrag in die Tätigkeitsdokumentation erzeigen sollen:
Einstellungen für die Verwaltung von Dokumenten
BT-Professional verwaltet Verzeichnisse für jede KlientIn automatisch und speichert alle erzeugten Dokumente beim jeweiligen Klienten. Die jeweiligen Kontrollkästchen steuern dieses Verhalten.
Die Schaltfläche "Pfad zu Dokumenten einstellen" erlaubt es Ihnen, das Wurzelverzeichnis zu ändern, in dem BT-Professional alle Klientendokumente hinterlegt. Dies ist Standardmäßig C:BT-Dokumente.