12.3  Briefe versenden


Über das Menü können Briefe versendet werden. BT-Professional Betreuungssoftware kennt drei Arten Briefe auszugeben:

        In einer Briefvorschau, deren Einstellungen, insbesondere Kopf- und Fußzeile, je Benutzer definiert werden können und die unabhängig von weiteren Produkten verfügbar ist,

        In Microsoft Word bzw. Open Office und

        per E-Mail über Ihren E-Mail Client.

 

In Ihren Einstellungen (Menü Einstellungen -> Meine Einstellungen Reiter Korrespondenz) ist festgelegt wie Briefe ausgegeben werden sollen.

Über BT-Professional ausgeben

Durch den Menü-Eintrag "Drucken" öffnet sich ein Vorschaufenster, in dem Sie den Brief nochmals überprüfen und dann drucken können.

Über Microsoft Word/Open Office ausgeben

Ist in Ihren Einstellungen festgelegt, dass Briefe über Microsoft Word oder über Open Office  ausgegeben werden sollen, wird die in den Einstellungen festgelegte Dokumentvorlage geöffnet und der Brief übernommen. Sie können vor dem Formatieren eine andere Dokumentvorlage auswählen über die Schaltfläche "Dokumentvorlage" im Menü.

Haben Sie die Option "Dokumente automatisch verwalten" und die Option "Word/Open Office Dokumente automatisch speichern" im Fenster Menü Einstellungen -> Meine Einstellungen -> Reiter Sonstiges aktiviert, wird das Dokument automatisch unter einem sinnvollen Namen in der Akte des Klienten gespeichert.

Im Namen ist das Datum enthalten, so dass im Windows Explorer die alten Dokumente oben stehen und das Neueste unten. Außerdem enthält der Name den Adressaten. Werden mehrere Briefe am gleichen Tag an den gleichen Adressaten gesandt, wird der Name um eine fortlaufende Nummer ergänzt. Die Zusammensetzung des Namens lässt sich über den Textbaustein "SY DateiNameFormat Ausgabe" Ihren Bedürfnissen anpassen.

Es gibt eine ganze Reihe von Programmen, die das Faxen direkt aus Ihrem PC erlauben. Nahezu alle Multifunktionsdrucker werden mit einer solchen Software ausgeliefert, die einen speziellen Drucker installiert, der es erlaubt, einen Brief direkt auf das Fax zu "drucken".

 

Per E-Mail versenden

Briefe können auch über Ihren Standard E-Mail Client versendet werden. Dazu muss im Feld "E-Mail" eine E-Mail Adresse eingetragen werden. BT-Professional Betreuungssoftware stellt eine Verbindung zum E-Mail Client her und öffnet das entsprechende E-Mail Editor-Fenster.

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