14.          Postbuch

Über das Postbuch können Sie Ihren Posteingang und Postausgang dokumentieren und eingescannte Dokumente Ihren Klienten zuweisen, klassifizieren und benennen. Die Dokumentation erfolgt automatisch wenn Sie in Ihren Einstellungen (Menü Einstellungen -> Meine Einstellungen -> Reiter Dokumentation) die entsprechende Markierung setzen.

Die Einträge im Postbuch sind chronologisch geordnet. Das Suchfeld wirkt auf den Namen, die Bezeichnung, den Absender, den Empfänger und die Schlagworte. Im rechten Teil des Fensters wird das Dokument angezeigt (PDF und Bilddateien).

In der Ansicht Scans werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, die bereits eingescannt im Scan-Verzeichnis vorhanden sind. Um Ihre Eingangspost zu erfassen, scannen Sie zunächst alle neuen Dokumente ein. Ideal ist dazu ein Scanner, der in der Lage ist, die Dokumente selbsttätig in einem bestimmten, im Netzwerk verfügbaren Verzeichnis, abzulegen. Die meisten Multifunktionsdrucker sind dazu in der Lage, sowie die Modelle iX500 / S1300i der Firma Fujitsu.

Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie zunächst möglichst unabhängig von Ihrem Rechner die eingegangene Post einscannen - schlicht indem Sie auf dem Gerät einen Knopf drücken - und dann in einem zweiten Arbeitsgang alle neuen Dokumente in BT-Professional auf die Klienten verteilen können.

Um diese Methode zu nutzen, stellen Sie bitte unter Einstellungen -> Arbeitsplatz "Verzeichnisüberwachung" ein und geben das Verzeichnis an, in das Ihr Scanner die Dokumente ablegt.

Zur jeweils angewählten Zeile sind die Details im unteren linken Teil des Fensters der besseren Übersicht halber noch einmal dargestellt und können auch dort verändert werden.

Die Dokumentenansicht rechts ist auf PDF und Bilddateien begrenzt.

 

 

Über die Schaltfläche "Dokument öffnen"  wird das Dokument zusätzlich in der jeweiligen Anwendung geöffnet.